Zarządzanie zmianami organizacyjnymi – lista kontrolna

Lista kontrolna planowania zarządzania zmianą Prosci ma swoje oparcie w ponad dwudziestoletnich badaniach najlepszych praktyk zarządzania zmianą i stanowi podstawę procesów oraz narzędzi dla zarządzania zmianą w projektach.

WDRAŻANIE ZARZĄDZANIA ZMIANĄ: DZIESIĘĆ PYTAŃ, KTÓRE NALEŻY ZADAĆ

1. Czy korzystasz z ustrukturyzowanej metodyki zarządzania zmianą?

Badanie najlepszych praktyk z 2013 r. wykazało znaczny wzrost liczby projektów wykorzystujących ustrukturyzowaną metodykę – z 60% w 2009 r. do 79% w 2013 r. Ponadto uczestnicy wymieniali wykorzystanie ustrukturyzowanego procesu i narzędzi jako drugi najważniejszy czynnik przyczyniający się do sukcesu zaraz za skutecznym pełnieniem roli sponsora w zmianie.  Analiza korelacji pokazuje, że zmiany przy użyciu ustrukturyzowanego podejścia są bardziej skuteczne i mają większe szanse na osiągnięcie celów projektu.

2. Czy dostosowujesz plan zarządzania zmianą?

Podejście „jeden plan dla wszystkich” w przypadku zarządzania zmianą jest nieskuteczne. Strategia
i plan zarządzania zmianą powinny być skalowane w oparciu o dwa czynniki:

• Specyficzne cechy zmiany (rodzaj, zakres, wielkość itp.)
• Organizacja, na którą ma wpływ zmiana (historia, kultura itp.)

Upewnij się, że podejście do zarządzania zmianą jest dostosowane do charakterystyki organizacji i samej zmiany.

3. Czy Twoje podejście uwzględnia sposób w jaki jednostka przechodzi przez zmianę?

Udana zmiana organizacyjna następuje, gdy każda osoba, na którą ta zmiana ma wpływ, zmieni swój sposób pracy – zmieni się. Najbardziej efektywne podejścia do zarządzania zmianą łączą indywidualny model zmiany (taki jak ADKAR®) z organizacyjnym modelem zmiany i narzędziami, które można wykorzystać do wspierania tej indywidualnej zmiany (komunikacja, działania sponsorów zmiany, działania menedżerów, itp.).

4. Czy Twój projekt ma niezbędne wsparcie sponsora?

Sponsoring – aktywny i widoczny udział liderów, którzy autoryzowali i sfinansowali inicjatywę – jest od wielu lat wymieniany jako główny czynnik przyczyniający się do sukcesu zmiany. Rola i miejsce w organizacji głównego sponsora musi być dostosowana do wielkości i rodzaju zmiany oraz grup pracowników, na które zmiana ma wpływ. Określ, czy zmiana ma odpowiednio silnego sponsora, zanim przejdziesz do następnego kroku.

5. Czy Twoi sponsorzy są przygotowani i mogą pełnić przypisaną im rolę?

W badaniu najlepszych praktyk zidentyfikowano trzy kluczowe role sponsorów:

• Aktywny i widoczny udział w całym projekcie
• Budowanie koalicji sponsorów (menedżerowie menedżerów kontrolujący grupy dotknięte zmianą)
• Bezpośrednia komunikacja z pracownikami

Często agenci zmiany muszą zapewnić wsparcie liderom wyższego szczebla, aby mogli pełnić te role. Obejmuje to zarówno budowanie świadomości sponsorów co do ich roli, oraz bieżące wsparcie w wypełnianiu roli sponsora zmiany. Dowiedz się więcej o sponsorach na liście kontrolnej Sponsora Prosci.

6. Czy stworzyłeś skuteczny plan komunikacji?

Efektywne plany komunikacji są skierowane do konkretnych odbiorców, wykorzystują różnorodne kanały, zapewniają możliwości uzyskania informacji zwrotnej i wykorzystują preferowanych nadawców komunikatów o zmianach. Upewnij się, że plan komunikacji zapewnienia, że ​​odbiorcy nie tylko otrzymają, ale zrozumieją i przyswoją najważniejsze informacje. Dowiedz się więcej o planach komunikacji z listy kontrolnej komunikacji Prosci.

7. Czy zaangażowałeś menedżerów pracowników w zarządzanie zmianą?

Menedżerowie odgrywają kluczową rolę w pomyślnym przeprowadzaniu zmian organizacyjnych:

• Są preferowanymi nadawcami wiadomości dotyczących tego, jak zmiana wpływa na pracowników
• Odgrywają kluczową rolę w identyfikowaniu i zarządzaniu oporem
• Mają wyjątkowe i bliskie relacje z bezpośrednimi podwładnymi, które pozwalają im skutecznie ich przeprowadzić przez zmianę

Kompleksowe podejście do zarządzania zmianą obejmuje plan zaangażowania i przygotowania menedżerów pracowników do skutecznego pełnienia ich roli w zmianie, w szczególności do zarządzania oporem i wspierania pracowników (budowanie wiedzy i umiejętności).

8. Czy masz gotowe proaktywne i reaktywne strategie zarządzania oporem?

Zarządzanie oporem jest kluczowym elementem zarządzania zmianą. Proaktywne zarządzanie oporem polega na określeniu, jak opór może wyglądać, skąd może pochodzić oraz w jaki sposób można odpowiedzieć na zastrzeżenia i zbudować wsparcie na wczesnym etapie projektu. Reaktywne zarządzanie oporem obejmuje sposoby skutecznego radzenia sobie z oporem, gdy pojawi się on
w trakcie realizacji projektu. Dobre podejście do zarządzania zmianą obejmuje oba aspekty zarządzania oporem.

9. Czy masz wdrożone systemy zbierania opinii i oceny przyswojenia zmiany?

Ostatecznie zarządzanie zmianą polega na osiąganiu wyników. Skuteczne zarządzanie zmianą oznacza, że ​​projekty osiągają swoje cele, a pracownicy przyswajają nowe rozwiązanie. Przed rozpoczęciem wdrażania zmian, zastanów się, skąd będziesz wiedzieć, czy projekt spełnia cele. W miarę wdrażania zmiany mierz jej przyswajanie i zbieraj informacje zwrotne od pracowników, aby zrozumieć, czy pomyślnie przeszli zmianę indywidualną.

10. Czy wdrożyłeś mechanizmy utrwalania zmiany?

O sukcesie projektu ostatecznie zadecyduje to, czy zmiana zostanie utrwalona. Opracowując sposoby utrwalania zmiany, postępuj w sposób systematyczny i zorganizowany. Utrwalanie nie następuje tylko pod koniec zmiany, ale rozpoczyna się w trakcie projektu i w większości wypadków jest wymaganie w okresie powdrożeniowym. Bez mechanizmów utrwalających pracownicy mają tendencję powracania do starego sposobu wykonywania pracy.